Претходно
8 брилијантни совети од животот на личните асистенти на познатите кои можат да ви помогнат во секојдневниот живот
Иако е интересно и забавно да се биде покрај човек кој е неверојатно успешен и познат во своето поле, професијата на личните асистенти има огромен број ризици и предизвици со кои тие деноноќно се справуваат. Исто така, за оваа професија потребни се уникатни способности кои ги поседуваат мал број луѓе. Во нив спаѓаат неверојатно големата способност за организација и обрнувањето внимание на деталите.
Еве некои од стратегиите на најдобрите лични асистенти на познатите личности кои можат да ви се најдат во секојдневниот живот.
1. Создадете систем за работа
Никогаш нема да успеете да постигнете сѐ ако немате добар организационен систем. Иако ќе потрошите време во организирање на документите, тоа ќе биде само еднаш – што значи дека следниот пат ќе заштедите многу повеќе време ако точно знаете каде ви се оние хартии кои ви се потребни во моментот. Организирајте во пакети, фолдери или коверти. Следниот пат кога ќе имате нова документација, внимавајте на системот на организација – веднаш ставете го документот во соодветниот пакет или плик. Подобро е сега да одвоите две секунди отколку подоцна да потрошите два часа.
Истата техника може да се примени и за мејловите. Создадете организационен систем кој вам ќе ви одговара. Одлична идеја е да создадете фолдери со различни аспекти од вашиот живот – финансии, фитнес, здравје, рецепти и сл. Кога ќе одговорите на мејлот, веднаш потоа избришете го. Ако тој содржи информации кои сметате дека сѐ уште ви се потребни или ќе ви бидат потребни во иднина, сместете го во соодветниот фолдер. Мејловите на кои треба да одговорите оставете ги во сандачето за да ве потсетуваат дека треба да ги прегледате.
2. Листите се ваши пријатели
Листите се многу важен и есенцијален дел од животот на секој личен асистент. Постојат дневни, неделни и месечни листи на работи што треба да се направат, листа на контакти и инвентарна листа. Кога станува збор за нивното средување, Гугл ви е најдобриот пријател. Тоа е најдобриот начин да складирате информации бидејќи можете да му пристапите кога било и од каде било во светот.
Ако често испраќате многу мејлови на исти луѓе одеднаш, направете групи од вашите контакти како Фамилија, Блиски луѓе и сл. Тогаш нема да мора да го пишувате едно по едно секое име во полето за мејлови секој пат кога ќе креирате нов мејл. Едноставно, можете да го испратите на целата група.
Направете документ со сите лозинки и кориснички имиња. Создадете инвентар на продукти кои треба да ги купите следниот пат кога ќе излезете и заокружете ги кога ќе ги купите. Така многу подобро ќе се организирате, а сигурно ќе го зголемите и нивото на продуктивност.
3. Поставете ги важните информации во календар
Гугл календар е уште една важна алатка која може да ви помогне подобро да се организирате. Убавината на овој календар е што во него можете да поставите скоро сѐ: состаноци, потсетници, родендени и сл. Честопати може да го користите за да се потсетите што сте направиле на одреден ден или да проверите дали сте платиле за нешто. Исто така е одлично за справување со куповите работни задачи и социјалните настани. Навистина е олеснително кога можете да ги погледнете сите активности што ги имате неколку недели однапред. Тоа е најлесниот начин да се сетите и да подготвите за нив.
4. Секогаш пишувајте забелешки
Ова би требало да се подразбира, но кога вашиот шеф ви зборува, имајте ливче и пенкало со вас за да можете да ги запомните важните точки. Колку повеќе забелешки фатите, толку сте попродуктивни и поквалитетни во вашата работа.
5. Воспоставете рутини
Дури и ако распоредот ви е хаотичен и вашите дневни задачи постојано се менуваат, добро е да поставите неколку рутини. Тие ви нудат комфор и олеснување што има моќ да го елиминира стресот. Дури и ако е нешто секојдневно што никогаш не би можеле да го заборавите, сепак е добро да го воспоставите како рутина затоа што тоа ви дава стабилност во работата. Исто така, создава чувство на продуктивност и го одржува вашиот фокус.
6. Не си земајте сѐ при срце
Кога сте личен асистент, тоа значи да знаете сѐ за нечиј живот, но тие најверојатно многу малку знаат за вашиот. Овој вид однос е многу деликатен и честопати вие ќе бидете тие што ќе ги чувствуваат последиците. Злобните пораки и мејлови се чести, но добрите лични асистенти не им обрнуваат многу внимание и не ги земаат при срце.
Тие знаат дека скоро 9 од 10 пати нивниот шеф е лут и она што го тој кажал, го кажал во афект и нема никаква врска со асистентот или работата на личниот асистент. Кога ќе научите да го применувате истото размислување во работата, но и на личниот живот, тогаш ќе бидете посилни и поопуштени.
7. Користите потписи
Навистина е напорно да одговарате на голем број мејлови, но ако пишувате ист тип мејлови одново и одново, користете потпис. На пример, ако секогаш вие сте тие кои информираат или пишуваат пораки, направете една шема која можете да ја користите секој пат. Таа треба да го содржи вашето или името на вашиот шеф и информации за контакт. Вака многу побрзо ќе одговарате на поголем број мејлови и ќе си заштедите време кое можете да го искористите за нешто друго.
8. Спријателете се
Многу е мачно кога треба да зборувате со претставник на услугата за корисници, но ако сте љубезни и трпеливи тие веројатно ќе се потрудат да ви помогнат побрзо отколку пребарувањето на интернет. Едноставно јавете се. Тоа е најбрзиот и најдобриот начин правилно да ја завршите работата. Исто така, потрудете се да звучите љубезно – прашајте ги како се и заинтересирајте се за она што ќе ви го кажат. Кога ќе воспоставите пријателски односи тогаш е многу полесно да ја добиете услугата која ви е потребна.
